Osakakuma cùng Lark: Hợp nhất giao tiếp, tài liệu và quy trình trên một nền tảng

Trong hành trình phát triển, Osakakuma không chỉ cần một công cụ chat. Doanh nghiệp cần một hệ thống có thể quản lý giao tiếp, tài liệu và phối hợp công việc trên cùng một nền tảng. Đây là lý do Osakakuma chọn Lark để xây dựng một môi trường làm việc gọn hơn, rõ hơn và dễ mở rộng hơn.

Osakakuma cùng Lark đã tạo ra một mô hình làm việc tập trung hơn với các điểm nổi bật sau:

• Hợp nhất giao tiếp và cộng tác trên một nền tảng duy nhất.
• Cải thiện khả năng phối hợp giữa các đội ngũ khu vực.
• Tăng mức độ chuyên nghiệp trong giao tiếp nội bộ.
• Giảm chi phí nhờ chỉ cần duy trì một phần mềm.
• Xây dựng quy trình rõ ràng hơn với Base và Flowchart.
• Hỗ trợ cộng tác xuyên biên giới tốt hơn giữa Singapore và Trung Quốc.

Thách thức

Công cụ cũ không còn phù hợp với giai đoạn tăng trưởng

Ở giai đoạn đầu, Osakakuma sử dụng các nền tảng giao tiếp phổ thông như WeChat. Tuy nhiên, các công cụ này không được thiết kế cho nhu cầu cộng tác doanh nghiệp ở mức cao hơn. Khi đội ngũ lớn dần, công ty cần một giải pháp bài bản hơn để vận hành nội bộ.

Khó xử lý tài liệu và quản lý trao đổi phức tạp

Theo case study của Lark, WeChat không đáp ứng tốt nhu cầu tài liệu phức tạp và quản lý chat của đội ngũ Osakakuma. Khi thông tin ngày càng nhiều, việc thiếu một nền tảng có cấu trúc khiến giao tiếp và theo dõi công việc trở nên kém hiệu quả hơn.

Cộng tác khu vực gặp rào cản địa lý

Osakakuma có nhu cầu làm việc với các nhóm ở nhiều khu vực khác nhau. Những giải pháp mà công ty từng thử gặp hạn chế về mặt địa lý. Điều này khiến việc trao đổi với các đội ngũ khu vực trở nên bất tiện hơn. Lark được đánh giá cao hơn ở điểm này nhờ hạ tầng máy chủ toàn cầu.

Giải pháp

Hợp nhất toàn bộ cộng tác trên một nền tảng

Lợi thế lớn nhất của Lark với Osakakuma là khả năng gom mọi tác vụ cộng tác và giao tiếp về một nơi. Thay vì dùng nhiều công cụ riêng lẻ, công ty có thể làm việc trên một hệ thống thống nhất hơn. Điều này giúp giảm phân mảnh thông tin và tăng tốc phối hợp hằng ngày.

Tổ chức giao tiếp nội bộ rõ ràng hơn với Messenger

Lark Messenger giúp Osakakuma tổ chức trao đổi nội bộ tốt hơn thông qua các nhóm chat. Nhờ đó, việc giao tiếp giữa các phòng ban trở nên gọn hơn và dễ theo dõi hơn.

Theo chia sẻ trên case study, các cuộc trao đổi nhóm cũng tạo ra kết quả thực tế rõ ràng hơn khi được liên kết chặt với các công cụ làm việc khác của Lark.

Biến trao đổi thành hành động với Lark Docs

Một điểm quan trọng trong mô hình Osakakuma cùng Lark là việc kết nối chat với tài liệu. Lark Docs giúp các cuộc thảo luận không dừng lại ở trao đổi đơn thuần.

Đội ngũ có thể chuyển ngay sang ghi chú, lập kế hoạch và đồng chỉnh sửa nội dung trong cùng hệ sinh thái. Điều này giúp luồng làm việc mượt hơn và giảm thao tác chuyển đổi công cụ.

Tăng khả năng nhìn thấy công việc với Base

Case study cho biết tính năng Base của Lark đã giúp Osakakuma sử dụng nguồn lực nội bộ hiệu quả hơn. Doanh nghiệp xây dựng các workflow rõ ràng hơn và tạo được khả năng hiển thị tốt hơn trên toàn tổ chức.

Khi các nhóm cùng nhìn thấy tiến độ và trách nhiệm rõ ràng, việc phối hợp cũng trở nên chính xác hơn.

Tối ưu công việc trực quan với Flowchart

Lark Flowchart cũng là một tính năng được Osakakuma đánh giá cao. Công cụ này hỗ trợ đội ngũ cộng tác theo cách trực quan hơn.

Với các dự án cần mô tả luồng logic, chẳng hạn như phát triển website, cách làm này giúp việc trao đổi ý tưởng và thống nhất quy trình trở nên dễ hơn.

Hỗ trợ cộng tác Singapore và Trung Quốc hiệu quả hơn

Theo case study, thiết kế trực quan của Lark giúp các thành viên ở Singapore và Trung Quốc phối hợp thuận tiện hơn mà không cần VPN hoặc phần mềm dịch chuyên dụng.

Đây là lợi ích quan trọng với một doanh nghiệp thương mại điện tử có đội ngũ làm việc xuyên biên giới.

Kết quả

Sau khi triển khai Lark, Osakakuma ghi nhận nhiều cải thiện rõ rệt trong vận hành. Giao tiếp nội bộ trở nên chuyên nghiệp hơn. Đội ngũ tiết kiệm chi phí hơn vì chỉ cần duy trì một phần mềm thay vì nhiều công cụ riêng lẻ. Mức độ phối hợp giữa các nhóm khu vực cũng tốt hơn trước.

Case study của Lark cũng cho thấy Osakakuma cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên nhờ giảm thời gian lãng phí. Các quy trình làm việc trở nên gọn và có tổ chức hơn khi doanh nghiệp tận dụng Base và Flowchart. Đồng thời, việc cộng tác với các nhóm xuyên biên giới cũng mượt hơn, đặc biệt trong bối cảnh công ty làm việc giữa Singapore và Trung Quốc.

Với Osakakuma, giá trị lớn nhất của Lark nằm ở sự hợp nhất. Khi giao tiếp, tài liệu và quy trình cùng nằm trong một hệ sinh thái, doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào tăng trưởng. Đây cũng là nền tảng giúp Osakakuma tiếp tục mở rộng mà vẫn giữ được tính linh hoạt trong vận hành.