Trong giai đoạn tăng trưởng mới, Flash Coffee không chỉ tìm cách mở thêm cửa hàng. Doanh nghiệp tập trung sửa những điểm nghẽn quan trọng trong vận hành. Mục tiêu là giúp mọi cửa hàng, đội ngũ vận hành và lãnh đạo cùng nhìn vào một nguồn dữ liệu chung trong cùng một ngày.
Flash Coffee cùng Lark đã tạo ra những kết quả nổi bật sau:
- Tiết kiệm 40 giờ mỗi tháng trên toàn mạng lưới, tương đương gần 480 giờ mỗi năm.
- Giảm 50% thời gian chuẩn bị audit.
- Cắt gần một nửa thời gian phối hợp phê duyệt.
- Giảm 50% thời gian xử lý vòng phản hồi sản phẩm.
Với Flash Coffee, giá trị của Lark không nằm ở một tính năng đơn lẻ. Giá trị lớn hơn là đưa giao tiếp cửa hàng, tuân thủ, phê duyệt và phản hồi sản phẩm về cùng một không gian làm việc. Khi dữ liệu không còn nằm rải rác, quyết định được đưa ra nhanh hơn và việc thực thi cũng chặt hơn trên toàn hệ thống.
Flash Coffee cùng Lark trước bài toán tăng trưởng
Thị trường cà phê chuỗi tại Indonesia đang tăng nhanh. Theo case study của Lark, phân khúc quán cà phê và quán bar dạng chuỗi tại đây được dự báo tăng trưởng 13,76% mỗi năm đến năm 2031. Tốc độ đó tạo cơ hội lớn, nhưng cũng làm tiêu chuẩn vận hành trở nên khó giữ hơn khi số điểm bán tăng lên.
Flash Coffee hiểu rõ áp lực này. Khi số cửa hàng tăng dần, doanh nghiệp phải xử lý nhiều vấn đề nhỏ nhưng lặp đi lặp lại. Một lỗi tuân thủ có thể mất vài ngày mới lộ ra. Một yêu cầu phê duyệt có thể bị chậm vì không rõ ai chịu trách nhiệm. Một insight sản phẩm có thể đến quá muộn để còn giá trị hành động.
Trước khi dùng Lark, Flash Coffee vận hành trên nhiều công cụ khác nhau. Họ dùng Google Workspace cho cộng tác tại trụ sở, Yoobic cho vận hành cửa hàng và WhatsApp cho giao tiếp hằng ngày. Vấn đề không phải từng công cụ riêng lẻ quá tệ. Vấn đề là thông tin di chuyển với tốc độ khác nhau trên các hệ thống khác nhau.
Thách thức của Flash Coffee cùng Lark
Dữ liệu bị phân mảnh giữa cửa hàng và trụ sở
Khi giao tiếp cửa hàng nằm ở một nơi và hoạt động tuân thủ nằm ở nơi khác, ban điều hành khó có cái nhìn trực tiếp về tình trạng thực tế. Họ không biết ngay việc nào còn mở, việc nào đã xử lý và việc nào đang chậm trong nhiều ngày. Điều này khiến vận hành thiếu độ rõ ràng cần có ở giai đoạn mở rộng.
Phê duyệt chậm vì thiếu quyền sở hữu rõ ràng
Khi mạng lưới tăng lên, số lượng yêu cầu cũng tăng theo. Flash Coffee phải xử lý các yêu cầu về bảo trì, ký duyệt marketing và phối hợp mở điểm bán mới.
Trước đây, nhiều yêu cầu đi qua email hoặc tin nhắn cá nhân. Cách làm đó khiến trạng thái xử lý khó theo dõi, người phụ trách không rõ ràng và lịch sử quyết định nằm rải rác trong hộp thư của từng người.
Phản hồi sản phẩm đến quá chậm
Flash Coffee thường tổ chức các buổi thử nếm tại trụ sở để ra quyết định về menu. Tuy nhiên, khi kết quả được ghi nhận và tổng hợp thủ công, đội ngũ phải mất nhiều ngày mới nhìn ra xu hướng.
Trong một thị trường thay đổi nhanh như Indonesia, độ trễ này làm giảm tốc độ ra quyết định sản phẩm.
Giải pháp Flash Coffee cùng Lark triển khai
Hợp nhất giao tiếp, tuân thủ và vận hành trên một nền tảng
Flash Coffee cùng Lark bắt đầu bằng việc gom giao tiếp cửa hàng, tuân thủ, phê duyệt và phản hồi sản phẩm vào một workspace chung. Nhờ đó, quản lý cửa hàng và CEO có thể nhìn vào cùng một nguồn dữ liệu trong cùng một ngày.
Thông tin không còn phải đi qua nhiều hệ thống trước khi đến tay người ra quyết định.
Số hóa checklist, QC audit và quy trình mở đóng cửa hàng
Các checklist hằng ngày, hoạt động QC audit và quy trình mở cửa hay đóng cửa hàng đều được đưa lên Lark. Vấn đề được ghi nhận và xử lý ngay trong cùng một kênh. Toàn bộ lịch sử xử lý cũng được lưu lại đầy đủ để phục vụ kiểm tra sau này.
Nhờ cách làm này, trụ sở có thể theo dõi tỷ lệ tuân thủ của từng điểm bán theo thời gian thực. Kết quả là Flash Coffee thu hồi được 40 giờ làm việc mỗi tháng trên toàn mạng lưới, tương đương gần 480 giờ mỗi năm. Thời gian chuẩn bị audit cũng giảm một nửa.
Chuẩn hóa luồng phê duyệt với trạng thái theo dõi trực tiếp
Flash Coffee cùng Lark cũng chuẩn hóa mọi yêu cầu phê duyệt bằng một quy trình có người phụ trách rõ ràng, có bước escalation và có trạng thái hiển thị trực tiếp cho những người liên quan. Điều này tạo ra một hồ sơ quyết định tự động. Nhờ vậy, thời gian phối hợp và follow-up giảm gần một nửa.
Điểm quan trọng là quy trình này không cần xây lại từ đầu khi công ty mở thêm cửa hàng mới. Hệ thống đã có cấu trúc sẵn. Điều đó giúp Flash Coffee mở rộng mà vẫn giữ được tốc độ xử lý ổn định hơn.
Đưa phản hồi sản phẩm về một Base tập trung
Kết quả thử nếm sản phẩm hiện được đưa trực tiếp vào Lark Base ngay khi có submission. Đội ngũ không còn phải mất nhiều ngày gom file và tổng hợp thủ công. Họ có thể nhìn thấy bức tranh chung ngay trong ngày, rồi tiếp tục follow-up ngay trong cùng workspace.
Nhờ đó, chu kỳ phản hồi sản phẩm của Flash Coffee giảm 50%. Đây là thay đổi quan trọng vì menu của chuỗi cà phê phải phản ứng nhanh với nhu cầu thị trường. Khi insight đến sớm hơn, doanh nghiệp có thể điều chỉnh nhanh hơn.
Kết quả Flash Coffee cùng Lark đạt được
Flash Coffee cùng Lark không chỉ tạo ra ba cải tiến riêng lẻ. Doanh nghiệp đang xây nền cho một mạng lưới vận hành như một hệ thống thống nhất. Tuân thủ được nhìn thấy theo thời gian thực. Quyết định có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Insight sản phẩm đến đủ nhanh để hành động.
Đó là khác biệt lớn giữa một chuỗi đang mở rộng và một chuỗi mở rộng có kiểm soát. Flash Coffee chọn xây cấu trúc vận hành trước khi tăng số lượng cửa hàng. Vì vậy, mỗi điểm bán mới có thể đi vào một hệ thống đã có tiêu chuẩn, có khả năng theo dõi và có tính trách nhiệm rõ ràng ngay từ đầu.
Flash Coffee cùng Lark cho thấy lợi thế cạnh tranh không chỉ đến từ sản phẩm hay thương hiệu. Lợi thế còn đến từ kỷ luật vận hành. Khi cùng một dữ liệu được chia sẻ đúng lúc, quyết định nhanh hơn, vấn đề lộ ra sớm hơn và toàn hệ thống có thể vận hành chặt hơn mỗi ngày.
